Fler och fler privatpersoner väljer att få sin faktura som e-faktura istället för på papper. Men ditt företag kan även arbeta aktivt för att utöka e-fakturavolymerna. Här är några förslag på vad ditt företag kan göra och vad man bör tänka på:
1. Informera aktivt dina kunder om möjligheten till e-faktura. Det kan göras på hemsidan, via utskick, anges på pappersfakturan eller varför inte direkt på kuvertet som pappersfakturan skickas i.
2. Morot/piska. De företag/organisationer som haft bäst volymtillväxt av e-fakturor har infört olika incitament för att påverka kunden. Exempel på sådana är allt ifrån fakturaavgift på pappersfakturor (gratis för e-faktura) till olika erbjudanden i samband med CRM-program (Customer Relationship Management program). Även tävlingsvarianter har förkommit där kunder som anslutit sig har fått möjlighet att delta i utlottningar till priser. Fundera på vilket sätt som är bäst anpassat för din verksamhet.
3. Anmälan. Gör det enkelt för kunden att ansluta sig. T ex så kan du utforma anmälningssidan som presenteras i Internetbankerna så enkelt som möjligt. Ju fler uppgifter som du begär in i formuläret ju större risk är det att kunden inte fullföljer anmälan. Tänk på att du även kan inhämta anmälningar på annat sätt än via Internetbankerna. En del företag har valt att redan på t ex kontoansökningsblanketten möjliggöra för kunden att kryssa i om de vill ha e-faktura. Andra har gjort direkta utskick till kunderna med svarskuvert. Ett företag har framgångsrikt jobbat med såväl att e-posta kunderna som att ringa kunder för att få dem att anmäla sig till e-fakturatjänsten.
4. Familjesituationer. Det är mycket vanligt att det är en person i en familj som hanterar och betalar alla familjens räkningar. Detta innebär att det också är den personen som anmäler att de vill ha e-fakturorna till sin Internetbank trots att han/hon inte är din avtalspart. Enligt vissa undersökningar så hanteras upp till en fjärdedel av alla fakturor i hushållen på detta sätt varför vi starkt rekommenderar dig att även kunna skicka e-fakturan till annan familjemedlem. T ex har flertalet företag/organisationer på sin anmälningssida möjliggjort för anmälaren att ange om det är någon annan i hushållet som är avtalspart än den som gör anmälan.
För dig gäller det att fundera över om det är ok att skicka e-fakturan till annan än din avtalspart och i sådant fall om du behöver och hur du vill inhämta din avtalsparts godkännande.
5. Kombinera e-faktura med autogiro. Om du tekniskt kan och strategiskt vill hantera e-faktura och autogiro i kombination är detta fullt möjligt. Då flertalet företag/organisationer redan gör det så har det skapats en efterfrågan från Internetbankkunderna att fler ska erbjuda möjligheten. De som ställer som krav på sina kunder att välja antingen e-faktura eller autogiro har ofta lägre volymtillväxt än de som tillhandahåller kombinationen.